| Hoy
en día, los sistemas de información juegan un papel
primordial en la vida de las empresas, ya que ayudan a mejorar procesos,
reducir tiempo (horas/hombre) y ayudan a centrarse en tareas que agreguen
valor. Esto es muy diferente al del simple proceso de datos u obtención
de los mismos, pero la función principal y que puede ser más
palpable por la administración de la empresa es la de tener
información fiable e inmediata, es decir, en tiempo y que sea
de calidad.
Uno
de los elementos clave para una organización y también
visto como herramienta competitiva es la mejora del flujo y proceso
de la información y que esta información pueda ser
accesible de manera rápida e interrelacionada.
Es
por este motivo que se abordará como tema de este trabajo
los sistemas llamados ERP (aplicaciones
de planificación de recursos empresariales). Estos sistemas
tienen la característica de que están interrelacionados
entre sí, es decir, son un sistema integral de información
que abarca todas las áreas de una organización como
son:
- Compras
- Ventas
- Producción
- Finanzas:
cuentas a cobrar, cuentas a pagar, inventarios, activos fijos,
- Recursos
humanos
Palabras
Clave: ERP, Integración de la Organización.
1.
Introducción. La actual dinámica económica
que enfrenta nuestro país en el entorno de la globalización,
ha hecho necesario desarrollar nuevas estrategias empresariales.
La
tecnología de información se ha convertido en uno
de los puntos de partida de las empresas.
Las
aplicaciones en los negocios han traído a las empresas una
mayor rentabilidad, mejor satisfacción de los clientes tanto
internos como externos.
Este
concepto que lleva a una empresa a conocerla como una organización
integrada se denomina ERP (
Aplicaciones de Planificación de Recursos Empresariales).
Esta
solución ayuda a las organizaciones a integrar toda la
información a través de sus módulos interrelacionados
entre sí.
Para
la implantación de un ERP
las compañías consultoras se basan en procesos y metodologías
probadas en algunas industrias y esto es mejor conocido como "las
mejores prácticas" . El llevar a la práctica
esta implantación lleva a las organizaciones a hacer un cambio
organizacional y crea una nueva forma de hacer negocios lo cual
implica integrar y optimizar los procesos de las compañías.
2.
¿Que es un ERP?
Por
sus siglas en inglés: Enterprise Resource Planning,
lo cual quiere decir en español Aplicaciones de Planificación
de Recursos Empresariales.
Si
bien la definición tradicional de que un sistema ERP
es un software que le permite a una compañía automatizar
e integrar la mayor parte de sus procesos de su negocio, compartir
datos, producir y acceder a la información en tiempo real.
3.
Evolución Los sistemas ERP
han evolucionado por más de 40 años, cuando las empresas
comenzaron a usar los primeros paquetes empresariales, éstos
estaban destinados al manejo de inventarios.
Ya
en los años 70 una década más tarde se empezó
a utilizar el software llamado MRP
(Material Requirement Planning) que estaba dirigido a planificar
todas las necesidades de materia prima dentro de la organización
empresarial.
Este
concepto fue evolucionando hasta llegar a los '80 en el cual las
actividades abarcaron desde producción hasta logística.
Por
fin cuando sus alcances se llevaron a las áreas de finanzas,
recursos humanos, compras, ventas y cobros, entre otras, se llegó
al concepto de ERP.
4.
Estudio
De acuerdo a un estudio realizado por Benchmarking
Partners, los principales beneficios obtenidos en la utilización
de algún software tipo ERP por 62 de las compañías
más grandes del mundo son los siguientes:
- Reducción
de stocks
- Reducción
de personal
- Mejoras
en la productividad y en la gestión de pedidos de compra
- Reducción
de los costes de tecnología información
- Reducción
de los costes por compras, transporte, logística y mantenimiento
- Mejoras
en la entrega a tiempo de la mercancía
5.
Elección de un ERP
La implantación de un software ERP
trae consigo ahorros significativos, pero lo más importante
es medir esos ahorros correctamente, ya que éstos paquetes
de software ERP cuestan mucho
dinero. Un proyecto medio de un paquete SAP R/3 puede alcanzar los
6 millones de euros (1.000 millones de pesetas). En esta cantidad
se incluye la licencia, el Hardware, los servicios de consultoría
y el mantenimiento de dos años.
Por
lo tanto las empresas deben hacer un estudio muy detallado para
encontrar la solución más apropiada para la compañía.
Debido
a que los software ERP tienen
una amplia funcionalidad y aplicaciones, se debe hacer una extensa
matriz de los requerimientos que se quieren lograr por parte del
equipo de trabajo que también se deberá crear en la
empresa.
Las
razones de por qué las empresas consideran implementar una
solución ERP están
basadas en:
- la
información financiera no está integrada,
- estandarización
de los procesos de producción y
- la
reingeniería de los procesos.
De
acuerdo a los requerimientos específicos o mejoras que busque
la empresa para implantar la solución ERP
es necesario que analice las áreas de especialidad de cada
uno de los proveedores de ERP
con el fin de asegurarse de escoger la mejor opción.
Otro
punto importante para escoger al proveedor y/o a la solución
es sí la empresa ofrece servicios y soporte en los países
donde la compañía opere y no bastará con que
tenga delegación comercial si no soporte técnico.
6.
Criterios de valuación
De acuerdo a The Conference Board,
existen varios criterios para evaluar y escoger la correcta solución
de un ERP que son los siguientes:
-
Grado de integración entre los diferentes componentes del
sistema
- Escalabilidad
del sistema
-
Nivel de complejidad de la solución
-
Tiempo de implementación.
-
Tecnología
-
Disponibilidad de actualizaciones regulares
-
El coste total del proyecto
7.
Conclusiones generales
La tecnología de información denominada ERP,
tiene como objetivo apoyar a las empresas a su integración
por medio de los diferentes módulos que tiene esta solución,
haciendo que las empresas reinventen su negocio.
Debido
a que éstos módulos cruzan las barreras departamentales
tradicionales, estos sistemas llevan a las empresas a una reingeniería
de los procesos y a repensar la manera de hacer negocios en la organización.
Esta situación nos conduce a cambiar las formas de trabajo
y de organización.
El
llevar a la practica esta tipo de sistemas implica que existirán
problemas los cuales deberán ser resueltos de manera satisfactoria.
Por
último, se debe tomar en cuenta que la solución ERP
es una herramienta en la que su éxito depende del capital
humano, de la organización transmita sus necesidades a los
encargados de la implantación y que a su vez exista un compromiso
formal por parte de la alta dirección para minimizar posibles
fracasos.
Como
todos sabemos la solución ERP
no es una varita mágica que hará a un negocio mejor
si no que se requiere de un gran esfuerzo de toda la organización
para poder asegurar una implantación con éxito.
Hammer
afirma que "el éxito de una buena implantación
no es una tarea fácil, porque los hábitos de cada
departamento tienden a no querer ser modificados en el nuevo sistema,
pero lo más importante es que la organización deberá
adaptarse a la solución ERP y no al revés."
Y
reconoce que "el ERP
se implanta en un marco de numerosos conflictos y que los problemas
encontrados no están relacionados con la tecnología
si no que son casos en los que falta el ingrediente más importante:
liderazgo."
Los
sistemas de información integrales ofrecen numerosas ventajas
a las organizaciones, y no sólo como una herramienta que
sirve para tener una organización integrada sino como pauta
para poder seguir en el camino de los avances tecnológicos
como son: supply change management, e-business, e-commerce, etc.
Sin
un ERP no se podrían
tener las corrientes antes mencionadas, por esto resulta de vital
importancia el entender estos sistemas y poder seguir en el mundo
de la globalización.
|
